De organisatie van de Summit is, evenals de voorgaande jaren, in handen van event-productiebureau Luidkeels uit Amsterdam. In opdracht van Luidkeels is Party Rent verantwoordelijk voor het totale inrichtingsconcept: de entree, foyer, grote zaal, diverse kleinere zalen, clubs, lounges en Ring 1 waar een beurs plaatsvindt met zo’n 80 standhouders. 

Voorbereiding
Dag één wordt gebruikt om alle ruimtes te voorzien van meubilair. Het interieur krijgt steeds meer vorm en als op dag twee ook de grote zaal is voorzien van de congresopstelling voor 1600 gasten, kunnen wij ons even terugtrekken. Andere leveranciers van o.a. licht, geluid, video, entertainment en Select Catering gaan verder met hun drukke voorbereidingen, zodat woensdagochtend alles gereed is voor de ontvangst van de gasten.

Van congres naar diner
De eerste bezoekers melden zich woensdag in alle vroegte en vanaf dat moment is de Technology Summit in volle gang. Plenaire opening, presentaties, breakout sessies, interviews, beurs, networking en lunch. Het is slechts een greep uit het veelomvattende aanbod. Om exact 15.40 uur wordt het programma in de grote zaal onderbroken en worden de gasten naar de foyer geleid. Als de zaal leeg is hebben de mensen van Select Catering en van Party Rent precies twee uur de tijd om de congresopstelling om te bouwen naar een dinersetting voor 1400 gasten. Dat betekent de gekoppelde stoelen op karren plaatsen, naar de buitenkant van de vloer rijden, 280 tafels volgens de afgesproken opstelling opbouwen, per twee koppelen, stoelen aanschuiven en alle tafels voorzien van porselein, glaswerk en bestek. Het is een behoorlijke uitdaging, maar door goed vooroverleg en vooral een succesvolle samenwerking met de dames en heren van Select Catering is het gelukt om de ombouw binnen de afgesproken tijd te realiseren.

Show en afbouw
Terwijl de gasten genieten van de culinaire invulling van Select Catering en de award show, van muziek en entertainment, beginnen wij met het demonteren van de meubels in de overige ruimtes. Het programma duurt tot half elf en vanaf dat moment begint voor alle leveranciers de afbouw. Om vier uur donderdagochtend sluit Ziggo haar deuren en precies op dat moment zijn alle ruimtes leeg opgeleverd en keren ook wij met zes volgeladen trucks huiswaarts.
We kijken terug op een heel fraai project en een bijzonder prettige samenwerking met o.a. Luidkeels, Select Catering en Ziggo Dome.


Foto’s: Nico Alsemgeest Fotografie